Engagement à respecter la vie privée
La SCO a le souci de protéger la vie privée de ses membres et des personnes qui font appel à ses services. La présente politique de confidentialité décrit les principes et méthodes de la SCO visant la collecte de renseignements personnels, leur utilisation et leur communication. La SCO recueille, utilise et communique de tels renseignements seulement avec le consentement de la personne visée, à moins que la loi ne permette ou n’exige autrement. La collection, utilisation et communication de renseignements personnels par la SCO respectera la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) et sera régie par la version en vigueur de la présente politique.

Renseignements personnels
Les renseignements personnels s’entendent de toute information qui peut servir à identifier une personne ou à la joindre.

La présente politique s’applique à tous les renseignements personnels des membres et des membres éventuels ainsi que des personnes ayant manifesté de l’intérêt envers la SCO ou ayant participé à un événement parrainé ou organisé par la SCO. D’habitude, les renseignements personnels que la SCO recueille et utilise comprennent le nom de la personne, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse électronique, ses coordonnées bancaires et sa carte de crédit (numéro de la carte, type, date d’expiration). La SCO demande aussi à ses membres des renseignements pertinents pour leur adhésion, tels que leur surspécialité, leur certification, la faculté de médecine qu’ils ont fréquentée, leurs principaux champs d’intérêt et leur volonté d’assumer des fonctions au sein de la SCO.

Responsabilité
La SCO a la responsabilité d’assurer la confidentialité de tous les renseignements personnels en sa possession, y compris les renseignements qu’elle achemine vers une tierce partie pour être traités. La chef de la direction de la SCO a été nommée agente de protection de la vie privée de la SCO. Elle peut déléguer la responsabilité quotidienne d’assurer le respect de la présente politique à d’autres membres du personnel, mais la protection des renseignements personnels lui incombe toujours.

On peut joindre l’agente de protection de la vie privée au 2733, rue Lancaster, bureau 110, Ottawa (Ontario) K1B 0A9, 613-729-6779, poste 225.

La SCO est également responsable de l’information qu’elle envoie à ses fournisseurs de services. Elle exige d’eux qu’ils se servent de cette information uniquement aux fins pour lesquelles celles-ci leur a été envoyée et qu’ils en assurent la confidentialité conformément à la LCAP, aux lois pertinentes et à la présente politique.

Les renseignements personnels recueillis par la SCO sont conversés et traités à Ottawa, Canada.

Buts de la collecte, de l’utilisation et de la communication de renseignements personnels
Renseignements sur les membres : La SCO recueille et utilise des renseignements sur ses membres et sur les candidats à l’adhésion aux fins suivantes :

traiter une demande d’adhésion ou de renouvellement d’adhésion
recueillir et traiter les droits d’adhésion
tenir les membres au courant des activités de la SCO et leur faire parvenir le Journal canadien d’ophtalmologie
informer les membres des activités qu’organisent d’autres organismes sur des sujets qui s’inscrivent dans les visées de la SCO
répondre aux questions et aux communications des membres
informer les membres des réunions, congrès, ateliers et séminaires qui sont organisés par des organismes réputés et qui pourraient les intéresser
analyser les données démographiques des membres à des fins de planification
communiquer avec les membres pour sonder leurs opinions; l’information recueillie contribuera à orienter la SCO.

Communication de renseignements personnels
Afin de simplifier le processus de demande et de renouvellement d’adhésion pour les membres des associations provinciales ou des sociétés de surspécialités affiliées à la SCO, la SCO perçoit les cotisations d’adhésion au nom de ces organisations (p. ex., la Société canadienne de la rétine et l’Atlantic Provinces Ophthalmological Society). La SCO transmet ensuite les cotisations ainsi que les coordonnées des membres à l’autre organisation. Une fois les renseignements transmis, ils ne sont plus sous le contrôle de la SCO et deviennent assujettis aux pratiques et procédures de confidentialité de l’organisation destinataire.

Pour la commodité des membres, la SCO prépare et publie un répertoire des membres. Le répertoire des membres en ligne est accessible uniquement aux membres et se trouve dans la section réservée aux membres sur le site Web de la SCO. Un membre peut demander que son nom ne soit pas inclus dans le répertoire. Outre ce qui est indiqué ici, et comme permis ou exigé par la loi, la SCO ne divulgue pas de renseignements personnels à moins d’avoir obtenu le consentement de la personne concernée.

Consentement
La SCO n’utilise les renseignements personnels qu’avec le consentement de la personne, sauf disposition contraire permise ou exigée par la loi. Lorsqu’une personne soumet une demande d’adhésion ou un renouvellement, ou lorsqu’elle s’inscrit à un événement, elle a la possibilité de refuser de recevoir d’autres renseignements de la part de la SCO ou de tiers. En outre, une personne peut, en tout temps, retirer son consentement à l’utilisation de ses renseignements personnels pour tout motif en communiquant avec la SCO à l’adresse indiquée ci-dessus. La SCO expliquera les conséquences du retrait du consentement.

Site Web
La SCO fournit des renseignements et certains services aux membres sur son site Web. En utilisant le site Web, les utilisateurs acceptent que des renseignements puissent être recueillis, utilisés et divulgués conformément à la présente Politique.

Liens : Le site Web contient des liens vers d’autres sites Web tiers, par exemple ceux des sociétés affiliées à la SCO. Ces liens sont fournis pour la commodité des utilisateurs. La SCO n’assume aucune responsabilité ni obligation, et n’exerce aucun contrôle sur ces sites ni sur la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels par ces sites.

Exactitude
La SCO s’efforce de veiller à ce que les renseignements personnels qu’elle utilise soient exacts et à jour. Veuillez aider le siège social en informant le personnel de toute inexactitude afin que les corrections appropriées puissent être apportées.

Limitation de la conservation des renseignements personnels
La SCO conserve les renseignements personnels aussi longtemps qu’ils sont nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et afin de respecter les exigences légales et réglementaires.

Mesures de protection
La SCO protège les renseignements personnels contre les risques, tels que la perte ou le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, la modification et la destruction au moyen de mesures de sécurité appropriées. Les dossiers des membres sont protégés par mot de passe afin d’assurer la confidentialité des renseignements personnels. Les employés de la SCO ayant accès aux renseignements personnels sont tenus de respecter la confidentialité de ces renseignements conformément à leur contrat de travail avec la SCO. La SCO met en œuvre des méthodes de protection des renseignements personnels, incluant la limitation de l’accès à ces renseignements, la restriction de l’accès aux bureaux où ils sont conservés, ainsi que des mesures technologiques telles que des mots de passe.

Accès
Une personne peut demander à tout moment l’accès aux renseignements détenus à son sujet en communiquant avec la personne responsable de la protection de la vie privée au 613 729-6779, poste 225. La SCO s’efforcera de répondre à toute demande de ce type le plus rapidement possible et, en tout état de cause, dans les délais prescrits par la loi. Sous réserve de certaines exceptions et limites prévues par la loi, une personne pourra accéder à tout renseignement personnel détenu par la SCO. La SCO corrigera ou modifiera tout renseignement personnel démontré comme étant incomplet ou inexact.

Questions et plaintes
Pour tout renseignement supplémentaire concernant la présente Politique ou les pratiques de la SCO en matière de renseignements personnels, ou pour déposer une plainte, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection de la vie privée au 613 729-6779, poste 225. La SCO enquêtera sur toute plainte et prendra les mesures appropriées à la suite de cette enquête.